Zmiany w przepisach transportowych — co sprawdzi ITD?

Nowy taryfikator i kary za brak wpisów państw

Od marca 2024 roku inspektorzy ITD w całym województwie lubelskim kładą nacisk na obowiązek wpisywania symbolu kraju po przekroczeniu granicy. Jeśli Twój kierowca zapomni o tym wpisie, kara wynosi 100 PLN za każdy dzień, ale sumuje się ona podczas kontroli drogowej obejmującej ostatnie 28 dni. W praktyce widzieliśmy protokoły, w których suma kar za same braki wpisów granicznych przekroczyła 2800 PLN dla jednego pracownika. To nie jest teoria — w maju 2024 roku pomagaliśmy firmie z Lublina, która otrzymała karę 14300 PLN właśnie za kumulację takich drobnych uchybień u trzech kierowców.

Warto pamiętać, że błędy te uderzają nie tylko w portfel, ale też w dobrą reputację przewoźnika. Zgodnie z ustawą o transporcie drogowym, wielokrotne naruszenia kategorii MS (najpoważniejsze naruszenia) mogą prowadzić do cofnięcia licencji. Obecnie urzędy nie czekają na wyjaśnienia, tylko automatycznie przesyłają powiadomienie do rejestru KREPTD. Spokój w firmie zależy od tego, czy Twoi kierowcy wiedzą, że każda sekunda postoju na granicy musi być odnotowana w tacho. Koniec stresu z kontrolami zaczyna się tam, gdzie kończy się ignorowanie procedur wpisu ręcznego.

Analizując 47 kontroli z ostatniego kwartału, zauważyliśmy, że ITD coraz częściej korzysta z urządzeń do zdalnego odczytu tachografów DSRC. Inspektor nie musi już zatrzymywać ciężarówki na parkingu, by wiedzieć, czy karta kierowcy jest włożona do slotu. Jeśli system wykryje jazdę bez karty, szanse na uniknięcie kary 2000 PLN spadają do zera. W Sarmatia Risk Control rekomendujemy weryfikację logowań co 14 dni, a nie co 28, jak mówi ustawa. To daje czas na reakcję i ewentualne poprawienie błędów przed przyjazdem kontroli do bazy.

Błąd w jednym pliku .ddd może wygenerować karę rzędu 2400 PLN nałożoną bezpośrednio na zarządzającego transportem.

Wymiana tachografów na Smart 2.0 — krytyczne terminy

Dla firm wykonujących transport międzynarodowy rok 2024 to czas przymusowych inwestycji w sprzęt. Do 31 grudnia 2024 roku wszystkie pojazdy wyposażone w tachografy analogowe oraz cyfrowe pierwszej generacji muszą posiadać urządzenia Smart 2.0. Koszt wymiany w jednym aucie to około 3800 PLN netto, co przy flocie 9 pojazdów oznacza wydatek rzędu 34200 PLN w ciągu kilku miesięcy. To ogromne obciążenie dla małych przedsiębiorstw, ale brak modernizacji po 1 stycznia 2025 roku wyklucza auto z ruchu poza granicami Polski.

Nowe tachografy automatycznie rejestrują przekroczenia granic przy użyciu sygnału GNSS, co teoretycznie odciąża kierowcę, ale generuje nowe wyzwania dla administracji. Systemy te są bardziej czułe na zakłócenia sygnału GPS. Jeśli urządzenie straci zasięg na więcej niż 18 minut podczas jazdy, tacho zarejestruje błąd, który podczas kontroli w Niemczech czy Francji będzie potraktowany jako próba oszustwa. Konkretna obrona przed takimi oskarżeniami wymaga posiadania raportów z serwisu tacho, które potwierdzają sprawność anteny GNSS w Twoim pojeździe.

W Sarmatia Risk Control sprawdziliśmy, że blisko 23% firm transportowych w regionie wciąż zwleka z montażem nowych czytników. Serwisy w Lublinie i okolicach mają już zajęte terminy na 3-4 tygodnie do przodu. Jeśli nie zarezerwujesz slotu w warsztacie do końca października 2024 roku, ryzykujesz unieruchomienie floty w najgorętszym okresie przedświątecznym. Urzędy nie czekają na Twoje wyjaśnienia o braku części — prawo jest bezlitosne i egzekwowane natychmiastowo przez służby drogowe w całej Europie.

Dokumentacja kierowców w systemie IMI

Delegowanie kierowców to obecnie drugi najczęstszy powód nakładania kar przez ITD i Państwową Inspekcję Pracy. Od czasu wprowadzenia Pakietu Mobilności, każdy kierowca jadący na przerzutach lub kabotażu musi być zgłoszony w systemie IMI. Brak aktualnego zgłoszenia to kara 500 PLN za każdy dzień pracy za granicą. Podczas jednej z naszych interwencji w lipcu 2024 roku, uratowaliśmy przewoźnika przed grzywną 11200 PLN, wykazując błędy w systemie informatycznym urzędu, który nie odświeżył danych o kierowcy.

Inspektorzy wymagają, aby dokumentacja płacowa (paski wynagrodzeń, potwierdzenia przelewów) była dostępna na każde wezwanie w ciągu 48 godzin od zapytania wysłanego przez portal IMI. Jeśli Twoja księgowość pracuje wolno i nie dostarczy dokumentów w tym terminie, system automatycznie flaguje firmę do pełnej kontroli skarbowej. To sytuacja, której za wszelką cenę chcemy unikać. Sarmatia Risk Control pomaga wdrożyć archiwum cyfrowe, które pozwala przesłać komplet 14 dokumentów jednym kliknięciem, bez stresu i szukania papierów w segregatorach.

Kluczowe jest również posiadanie umowy o pracę przetłumaczonej na język angielski lub język kraju, w którym kierowca wykonuje operacje transportowe. Choć polskie przepisy tego wprost nie nakazują w każdym przypadku, to służby francuskie czy belgijskie przy braku tłumaczenia potrafią nałożyć depozyt w wysokości 750 EUR na poczet przyszłej kary. Spokój w firmie zapewnia tylko kompletna teczka kierowcy, która jest aktualizowana co najmniej raz w miesiącu przez dedykowanego pracownika lub zewnętrznego audytora.

Urzędy nie czekają na Twoje wyjaśnienia o opóźnieniach w księgowości — 48 godzin to sztywny termin.

Jak zachować się podczas kontroli na drodze?

Sposób, w jaki kierowca rozmawia z inspektorem ITD, ma bezpośredni wpływ na wysokość kary. Kierowca powinien wiedzieć, że ma prawo do naniesienia uwag do protokołu kontrolnego. Jeśli tacho wskazało naruszenie, które wynikało z braku miejsca do zaparkowania, kierowca musi opisać to na wydruku z tachografu natychmiast po wystąpieniu zdarzenia, powołując się na art. 12 rozporządzenia 561/2006. Brak takiego opisu sprawia, że w 95.8% przypadków odwołanie od kary jest nieskuteczne.

Podczas kontroli drogowej inspektor sprawdza też stan techniczny. W 2023 roku w Polsce zatrzymano o 14% więcej dowodów rejestracyjnych za wycieki płynów i usterki układu hamulcowego niż rok wcześniej. Kary za zły stan techniczny mogą sięgać 2000 PLN za pojazd, a w skrajnych przypadkach prowadzą do zakazu dalszej jazdy. Oznacza to koszty przeładunku i holowania, które często przekraczają 4500 PLN. Spokój w firmie buduje się poprzez codzienne karty kontrolne pojazdów, które kierowca musi podpisać przed wyjazdem z bazy.

W Sarmatia Risk Control uczymy kierowców, jak korzystać z funkcji 'OUT' oraz jak dokumentować odpoczynki tygodniowe poza kabiną. Od 2022 roku obowiązuje zakaz spania w kabinie podczas regularnych odpoczynków 45-godzinnych. Inspektorzy w Belgii sprawdzają hotele i rachunki z ostatnich 2 tygodni. Jeśli kierowca nie ma dowodu na nocleg w hotelu, kara wynosi około 1800 EUR. Posiadanie faktur imiennych na firmę to jedyna konkretna obrona, która pozwala uniknąć blokady konta bankowego przewoźnika przez zagraniczne służby.

Audyt wewnętrzny — jedyna droga do spokoju

Najgorszym błędem przewoźnika jest czekanie na list z urzędu o wszczęciu kontroli. W Sarmatia Risk Control prowadzimy audyty, które symulują wizytę ITD. Przeglądamy 156 ostatnich dni pracy kierowców i wskazujemy miejsca, gdzie sypią się kary. Taki audyt kosztuje ułamek tego, co jedna grzywna za brak ciągłości danych w plikach cyfrowych. W marcu 2024 roku wykryliśmy w jednej z lubelskich firm błąd w czytniku, który błędnie zapisywał daty — dzięki szybkiej reakcji firma uniknęła kary szacowanej na 8400 PLN.

Audyt to nie tylko sprawdzanie tacho, to także weryfikacja ważności badań lekarskich, psychotechnicznych oraz uprawnień ADR. Brak ważnego badania u kierowcy podczas kontroli PIP w siedzibie firmy to kara 1000 PLN od osoby. Przy zespole liczącym 7 osób, niedopatrzenie terminów może kosztować 7000 PLN. Urzędy nie czekają, aż sobie przypomnisz o badaniach — one przychodzą i sprawdzają daty. Koniec stresu z kontrolami jest możliwy tylko wtedy, gdy masz system przypomnień i prowadzisz dokumentację w sposób uporządkowany.

Pamiętaj, że od decyzji ITD przysługuje 14 dni na złożenie odwołania do Głównego Inspektora Transportu Drogowego. Skuteczność odwołań wzrasta o 31%, jeśli są one poparte konkretnymi dowodami z systemów GPS lub zapisami z monitoringu bazy. My w Sarmatia Risk Control przygotowujemy takie pisma w oparciu o aktualne orzecznictwo sądów administracyjnych. Działamy od 2017 roku i wiemy, że urzędnik też może się pomylić. Konkretna obrona Twojego majątku to nasz priorytet. Umów 20-minutowy audyt dokumentacji, aby sprawdzić, czy Twoja firma jest bezpieczna.